Fluxo de compras no Protheus: da solicitação ao contas a pagar

Contexto: Fluxo padrão do módulo Compras (SIGACOM) integrado a Estoque e Financeiro, nas releases atuais do Protheus 12, com a cotação feita pelo Novo Fluxo de Compras (NFC). Etapas como cotação e aprovação por alçada dependem da parametrização de cada empresa.

Compras é um dos processos que mais conecta áreas dentro do Protheus. Um único pedido passa pela área que precisa do material, por compradores, aprovadores, recebimento, fiscal, estoque e financeiro. Quando o fluxo não está claro para todos, os sintomas aparecem rapidamente: pedidos parados sem ninguém saber por quê, notas que não “amarram” com o pedido, títulos a pagar com valor diferente do combinado.

Este artigo mostra o fluxo completo, etapa por etapa: o que acontece em cada uma, quais tabelas são alimentadas e onde os problemas costumam nascer — incluindo a principal mudança recente do módulo, o Novo Fluxo de Compras (NFC), que substituiu as rotinas tradicionais de cotação. Serve tanto para quem está chegando à área de sistemas quanto para quem precisa explicar o processo a um usuário-chave.

Visão geral do fluxo

Nem toda empresa usa todas as etapas. Compras recorrentes com fornecedor fixo costumam pular a cotação; empresas menores muitas vezes não usam aprovação por alçada. O importante é que a empresa decida conscientemente quais etapas usa — e que essa decisão esteja refletida na parametrização.

1. Solicitação de compras (SC1)

A solicitação (rotina MATA110) é o registro formal de uma necessidade: quem pediu, qual produto, quanto, para quando e para qual centro de custo.

Por que importa: sem solicitação, o comprador recebe pedidos por e-mail, telefone e corredor, e não há rastreabilidade de quem pediu o quê. Com ela, cada pedido de compra pode ser vinculado à necessidade que o originou.

Onde dá problema:

• Produtos genéricos ou cadastros duplicados (“parafuso diversos”), que impedem análise de consumo e de preço.
• Centro de custo errado, que distorce o gerencial lá na frente.
• Solicitações antigas nunca encerradas, que poluem a fila do comprador.

2. Cotação: o Novo Fluxo de Compras (NFC)

Esta é a etapa que mais mudou nos últimos anos. A cotação no Protheus hoje é feita pelo Novo Fluxo de Compras (NFC) — rotina PGCA010, com interface web — e não mais pelas rotinas tradicionais.

As rotinas de cotação legadas foram descontinuadas. Segundo a TOTVS, o suporte e as atualizações de Geração de Cotação (MATA131), Atualização da Cotação (MATA150) e Análise da Cotação (MATA160 e MATA161) foram encerrados em 30/06/2025, em todas as versões, e o substituto oficial é a jornada de cotação do NFC. As comunicações da TOTVS indicam que as rotinas deixam de fazer parte do padrão a partir da release 12.1.2510, com a data de bloqueio definitivo divulgada pela própria TOTVS — acompanhe os comunicados oficiais. Se a sua empresa ainda usa as rotinas antigas, a migração precisa estar no planejamento.

O que muda na prática

• Uma única tela para o comprador: gerar a cotação a partir das solicitações, atualizar as propostas e analisar o vencedor, sem alternar entre rotinas.
• Fornecedor responde direto: com o workflow configurado, o fornecedor recebe a cotação por e-mail e responde por um formulário com preço, prazo e condições; a resposta atualiza a cotação no Protheus automaticamente.
• Participantes não cadastrados: é possível cotar com um fornecedor que ainda não existe na base e transformá-lo em fornecedor quando ele vencer.
• Saída flexível: ao finalizar, o NFC gera o pedido de compra ou um contrato.

Tabelas do NFC

Além delas, o NFC usa as tabelas já conhecidas do processo: SC1 (solicitações), SA2 (fornecedores), SB1 (produtos) e SC7 (pedidos de compra).

Parâmetros que valem a revisão

A lista completa está no artigo de parâmetros e tabelas do NFC na Central de Atendimento TOTVS.

Por que importa: a cotação é a evidência de que a compra foi feita com critério. Em auditorias, a pergunta “por que este fornecedor?” deveria ser respondida por ela — e o NFC deixa esse registro mais completo, com as respostas vindas do próprio fornecedor.

Onde dá problema:

• Workflow de e-mail não configurado: sem ele, o comprador volta a cotar por fora do sistema e só lança o vencedor.
• Cotações registradas depois da compra feita, apenas para “cumprir o processo”.
• Customizações das rotinas antigas: pontos de entrada e relatórios criados sobre MATA131, MATA150 ou MATA160 não se aplicam ao NFC. Levante essas customizações antes de migrar — a própria TOTVS indica que o NFC tem poucos ou nenhum ponto de entrada para alterar seu comportamento.
• Migração sem treinamento: a tela é nova para os compradores; reserve tempo para treinamento e acompanhamento nas primeiras semanas.

3. Pedido de compra (SC7)

O pedido de compra é o documento que formaliza a compra com o fornecedor: itens, quantidades, preços, condição de pagamento, prazo de entrega e TES (tipo de entrada e saída), que define o tratamento fiscal e se a entrada movimenta estoque e gera financeiro.

O pedido pode ser gerado pelo NFC a partir da cotação vencedora, a partir da solicitação ou incluído diretamente.

Por que importa: é a referência para todo o resto. O recebimento confere a nota contra o pedido; o financeiro espera o título conforme a condição de pagamento do pedido.

Onde dá problema:

• TES errada no pedido, que se propaga para a nota e para o fiscal.
• Preço desatualizado, que gera divergência na entrada da nota.
• Pedidos com saldo residual nunca eliminados, que aparecem como “pendentes” para sempre e confundem a programação de recebimentos.

4. Aprovação por alçada (SCR)

Quando o controle de alçadas está ativo, o pedido fica bloqueado até ser aprovado pelos responsáveis definidos para aquele valor ou centro de custo. Os documentos aguardando aprovação ficam registrados na SCR, e os aprovadores os liberam pela rotina de liberação de documentos.

Por que importa: é o controle de quem pode comprometer o caixa da empresa, e em que valor.

Onde dá problema:

• Aprovador de férias ou desligado sem substituto cadastrado: pedidos parados dias sem ninguém perceber.
• Grupos de aprovação desatualizados após mudanças de estrutura.
• Pedidos alterados depois de aprovados — dependendo da configuração, voltam para aprovação, o que surpreende o comprador.

Uma prática simples que evita muito atrito: um relatório diário de pedidos bloqueados há mais de X dias, enviado ao gestor de compras.

5. Recebimento: a pré-nota (SF1/SD1)

Quando a mercadoria chega, o recebimento confere fisicamente o material e registra a pré-nota (rotina MATA140), vinculando os itens da nota ao pedido de compra.

A pré-nota registra a chegada sem ainda gerar os efeitos fiscais, de estoque e financeiros — essa é a função da classificação, na etapa seguinte. Isso permite separar quem confere o material de quem confere os impostos.

Por que importa: é aqui que se compara o que foi pedido com o que chegou. Divergências de quantidade e preço devem ser tratadas neste momento, com o fornecedor ainda acessível — e não meses depois, no fechamento.

Onde dá problema:

• Pré-notas que ficam semanas sem classificação: o material já está na prateleira, mas não existe no saldo do sistema. É uma das causas clássicas de divergência entre estoque físico e sistêmico.
• Nota recebida sem vínculo com o pedido, perdendo o controle de saldo do pedido.

6. Classificação: o documento de entrada (SF1/SD1)

A classificação (rotina MATA103) completa o documento: confere impostos, define ou confirma a TES e efetiva a entrada. É neste momento que o Protheus:

• atualiza o estoque (saldo em SB2) quando a TES movimenta estoque;
• gera o título a pagar (SE2) quando a TES gera financeiro, conforme a condição de pagamento;
• gera os livros fiscais e, quando configurado, os lançamentos contábeis.

Por que importa: é a etapa em que o processo de compras se transforma em estoque, imposto e obrigação financeira.

Onde dá problema:

• Impostos calculados diferentes do destacado na nota, por cadastro fiscal incompleto do produto ou do fornecedor.
• Classificação feita no mês seguinte com data retroativa, afetando períodos já fechados.

7. Estoque e contas a pagar

Com a nota classificada, o material passa a existir no saldo e o título entra na programação de pagamentos. O ciclo de compras termina aqui — mas o financeiro depende de tudo que veio antes: condição de pagamento do pedido, valor da nota, impostos retidos.

Um título a pagar “errado” quase nunca é um problema do financeiro: é o reflexo de uma informação errada em alguma etapa anterior.

Indicadores que ajudam a gerir o processo

Checklist para revisar o processo na sua empresa

• A cotação já é feita pelo Novo Fluxo de Compras (NFC), com o workflow de e-mail configurado?
• As customizações das rotinas de cotação antigas foram levantadas e tratadas?
• Está definido quais etapas são obrigatórias para cada tipo de compra?
• Os grupos de aprovação e substitutos estão atualizados?
• Existe rotina para eliminar resíduos de pedidos antigos?
• Pré-notas pendentes são acompanhadas diariamente?
• As TES usadas em compras estão revisadas com o fiscal?
• Os usuários de cada etapa sabem o que a etapa seguinte espera deles?

O fluxo de compras funciona bem quando cada área enxerga além da sua própria tela. Entender de onde vem e para onde vai cada informação é o primeiro passo para reduzir retrabalho — e para que o sistema seja um aliado, e não o culpado, quando algo sai errado.